Kathimerini.com.cy
Η REISSWOLF, μέσα από το Integrated Record Management System - 360ο (IRMS-360ο) μπορεί να παρέχει μία ολοκληρωμένη σειρά υπηρεσιών, οι οποίες συμβάλουν άμεσα στην αποτελεσματικότερη αξιοποίηση των πληροφοριών που διατηρεί κάθε εταιρεία σε φυσικά ή ψηφιακά μέσα αποθήκευσης, ενώ παράλληλα εξασφαλίζει την ασφαλή και εμπιστευτική καταστροφή ανενεργών αρχείων.
Η φυσική ή ψηφιακή διαχείριση των κάθε μορφής δεδομένων σε μία επιχείρηση, αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των καθημερινών λειτουργιών που επιτρέπει στα στελέχη της να έχουν άμεση, δυναμική, διαρκή και ασφαλή πρόσβαση σε κάθε αρχείο από οπουδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή επιθυμούν. Η μελέτη, ανάλυση και εκπόνηση ενός risk management μοντέλου θα προσδιορίσει επακριβώς όλους εκείνους τους παράγοντες, οι οποίοι εν δυνάμει μπορούν να εκθέσουν νομικά και φορολογικά την κάθε επιχείρηση και να προκαλέσουν ηθικές και οικονομικές ζημίες, τόσο για την ίδια την επιχείρηση όσο και προς τρίτους.
Mέσα από το Integrated Record Management System - 360ο (IRMS-360ο), η REISSWOLF παρέχει μία ολοκληρωμένη σειρά υπηρεσιών συμβάλλοντας στην:
• Αύξηση παραγωγικότητάς των υπαλλήλων σας μέσω της βέλτιστης διαχείρισης και πιστοποιημένης στιγμιαίας πρόσβασης σε πληροφορίες.
• Μείωση λειτουργικών εξόδων συντήρησης και αναβάθμισης υλικοτεχνικών υποδομών.
• Μείωση γραφειακού χώρου.
• Αποτελεσματικότερο τρόπο διαχείρισης πληροφοριών (Information Flow process) εντός και εκτός της συλλογής σας.
• Άμεση παρακολούθηση και διαχείριση εντολών και διαδικασιών (Workflows).
• Ανάλυση και σχεδιασμός Risk Management model και ενσωμάτωση του (IRMS-360ο) έτσι ώστε να προστατευτεί η επιχείρηση από δυνητικούς κινδύνους.
• Ασφαλή διαχείριση προσωπικών δεδομένων όπως αυτό ορίζεται από τη νέα Ευρωπαϊκή νομοθεσία GDPR (General Data Protection Regulation).
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ - DIGITAL RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (DRMS)
Μέσω της διαδικασίας ψηφιοποίησης όλα τα έγγραφα, κείμενα, εικόνες, σαρώνονται (scanning) και μετατρέπονται από αναλογική μορφή σε ψηφιακή μορφή με την εφαρμογή OCR (Optical Character Reading) τεχνολογίας, για πιστή αντιγραφή του αρχικού κειμένου σε PDF format. Στη συνέχεια μέσω της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, η οποία συμπεριλαμβάνει και το Indexing κάθε αρχείου ξεχωριστά - ονομασία του αρχείου με λέξεις κλειδιά (metadata), τα αρχεία αποθηκεύονται (upload) με πρωτόκολλο αρχειοθέτησης στο κεντρικό υπολογιστή (server) από όπου ο κάθε χρήστης μπορεί να διαχειριστεί τα εν λόγω ψηφιοποιημένα αρχεία.
Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης Εγγράφων
Το REISSWOLF f.i.t είναι ένα πλήρες σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων, το οποίο υπακούει στα αυστηρότερα πρότυπα ασφάλειας. Δίνει όλα τα πλεονεκτήματα αποθήκευσης αρχείων στο cloud και συγχρόνως αποκλείει όλα τα μειονεκτήματα των συστημάτων cloud. Συγκεκριμένα:
Ασφάλεια. Τα αρχεία σας είναι καλά προστατευμένα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Το επίπεδο ασφαλείας του συστήματος είναι το Yellow Pages της Google.
Διαθεσιμότητα. Τα αρχεία σας είναι πάντοτε διαθέσιμα. Παράλληλα, έξι διαφορετικά backups λαμβάνονται σε καθημερινή βάση.
Αναζήτηση. Τα αρχεία σας μπορούν να αναζητηθούν είτε με λέξεις κλειδιά (metadata) που έχετε ορίσει, είτε με βάση το περιεχόμενο τους, είτε συνδυαστικά.
Ροές Διαδικασιών (Workflows). Τα έγγραφα σας μπορούν να οριστούν να ακολουθούν τις δικές σας επιχειρησιακές ροές.
Εύκολο. Το σύστημα, αν και πλήρες, είναι πανεύκολο στη χρήση ακόμη και από τον αρχάριο χειριστή.
Τα αρχεία παντού. Λόγω της τεχνολογίας web που είναι ενσωματωμένη στο REISSWOLF f.i.t., τα αρχεία σας είναι προσβάσιμα από οποιαδήποτε συσκευή και ηλεκτρονικό μέσο. Και όλα αυτά χωρίς καμία έκπτωση στην ασφάλεια των δεδομένων σας.
Πώς θα σας βοηθήσουμε
• Έξυπνη ψηφιοποίηση. Σας βοηθούμε να επιλέξετε ποια έγγραφά σας να ψηφιοποιήσετε και τι να διατηρήσετε σε χάρτινη μορφή.
• Μαζική σάρωση εγγράφων οποιουδήποτε τύπου, όγκου και μεγέθους.
• Σάρωση νέων εγγράφων αυθημερόν, ως μέρος της ροής εργασιών σας.
• Μονή ή διπλή καταχώρηση στοιχείων εγγράφων ή λέξεων-κλειδιών, για κάθε τύπο εγγράφου.
• Εξειδικευμένες υπηρεσίες όπως οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), μετατροπή & φόρτωμα δεδομένων.
• Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων REISSWOLF f.i.t. για την εύκολη και άμεση αρχειοθέτηση και αναζήτηση οποιουδήποτε ηλεκτρονικού αρχείου, και
• Πολλαπλή πρόσβαση στα ψηφιοποιημένα έγγραφα οποιαδήποτε στιγμή από οποιαδήποτε συσκευή, όπου κι αν βρίσκεστε.
Τα οφέλη σας
Χαμηλότερα λειτουργικά κόστη. Τα ψηφιακά αντίγραφα εξαλείφουν την ανάγκη για πρόβλεψη αποθηκευτικού χώρου. Επίσης μειώνεται σημαντικά το κόστος εκτύπωσης και συντήρησης των μηχανημάτων
Μείωση ρίσκου απώλειας. Τα αρχεία σας προστατεύονται από ενδεχόμενη φωτιά ή πλημμύρα και από κλοπή.
Ελεγχόμενη πρόσβαση στο ηλεκτρονικό αρχείο. Τα ψηφιακά αντίγραφα μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, με πρόσβαση ασφαλείας σε επίπεδο χρήστη ή ρόλου. Μπορούν εύκολα να τα διαχειριστούν ταυτόχρονα πολλοί εξουσιοδοτημένοι χρήστες, οπουδήποτε κι αν βρίσκονται.
Διαχρονική διατήρηση του αρχείου. Διαχειριζόμενοι τα ψηφιακά αντίγραφα, το φυσικό αρχείο θα παραμείνει στην αρχική άριστη κατάστασή του.
Αύξηση παραγωγικότητας του προσωπικού. Τα ψηφιακά αντίγραφα μπορούν να βρεθούν γρήγορα και εύκολα, χρησιμοποιώντας μια απλή αναζήτηση λέξεων-κλειδιών.
Οργάνωση & Έλεγχος. Τα ψηφιακά αρχεία μπορούν να οργανωθούν, να ταξινομηθούν και να παραχθούν γρήγορα για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις ακόμη και του αυστηρότερου ελεγκτή
Περισσότερος χρόνος για παραγωγικές διαδικασίες. Έρευνες έδειξαν ότι ο μέσος όρος αναζήτησης ενός χάρτινου εγγράφου είναι 37 λεπτά! Με την ψηφιοποίηση τα αρχεία ανακτώνται γρήγορα και εύκολα, χωρίς να χρειάζεται να αφήσετε το γραφείο σας.
Συμβολή σε ένα πιο πράσινο περιβάλλον. Με την ψηφιοποίηση δεν ωφελείται μόνο η επιχείρησή σας, αλλά και το περιβάλλον.
Λόγοι για να επιλέξετε τη REISSWOLF CYPRUS
• Παρέχουμε μια συνολική λύση για όλα τα στάδια της ψηφιοποίησης των αρχείων σας.
• Συζητούμε το πρόβλημα και σχεδιάζουμε τη λύση του.
• Κάνουμε όλες τις εργασίες χωρίς να απασχολούμε τους συνεργάτες σας, σεβόμενοι τον πολύτιμο χρόνο τους.
• Παραλαμβάνουμε το φυσικό αρχείο από την έδρα σας και το επιστρέφουμε όταν ολοκληρωθεί η ψηφιοποίηση.
• Έχουμε μακροχρόνια εμπειρία στον τομέα της ψηφιοποίησης, άρα μπορείτε να νιώθετε ασφαλείς με το αρχείο που μας εμπιστεύεστε.
• Χρησιμοποιούμε αυστηρά και διεθνή πρότυπα ποιότητας.
• Έγκαιρη παράδοση εντός των συμφωνημένων χρονικών περιθωρίων.
• Σταθερό κόστος χωρίς δυσάρεστες εκπλήξεις με κρυμμένα κόστη στην πορεία.
ΦΥΣΙΚΗ ΦΥΛΑΞΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ - PHYSICAL RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (PRMS)
Η υπηρεσία Φυσικής Φύλαξης Εγγράφων, παρέχει τη δυνατότητα να φυλάσσετε τα έγγραφά σας στις ειδικά για αυτό το σκοπό ασφαλής εγκαταστάσεις της REISSWOLF CYPRUS, οι οποίες πληρούν τις τεχνικές προδιαγραφές ενός vault θησαυροφυλακίου (Certified Vault Facilities). Μέσω της χρήσης της εφαρμογής (Web Application) REISSWOLF RWAM ON LINE παρέχεται η δυνατότητα στα στελέχη σας να διαχειριστούν τα φυλασσόμενα έγγραφα σε πραγματικό χρόνο on line 24/7 την εβδομάδα.
Σύστημα διαχείρισης αρχείων φύλαξης
Χάρη στο RWAM ON LINE, το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης της REISSWOLF, θα έχετε τη δυνατότητα πρόσβασης στα ψηφιακά καταγεγραμμένα φυσικά αρχεία σας ανά πάσα στιγμή και να διαχειρίζεστε τα δεδομένα τους ανεξάρτητα. Περιλαμβάνει χαρακτηριστικά όπως γρήγορη έρευνα, άμεση αποστολή σαρωμένων αρχείων, πολλαπλούς χρήστες με ατομικούς περιορισμούς πρόσβασης και εύκολη στη χρήση σύνδεση στο διαδίκτυο. Εκτός από τη μεγάλη αύξηση της αποδοτικότητας, το RWAM ON LINE βοηθά στην ασφάλεια των δεδομένων. Επιπλέον, όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε διακομιστές υψηλής ασφάλειας που βρίσκονται στη Γερμανία.
Λόγοι για να επιλέξετε τη REISSWOLF CYPRUS
• H εταιρεία μας παρέχει τις ασφαλέστερες εγκαταστάσεις για φύλαξη των αρχείων σας.
• Μέσω της δικής μας εφαρμογής RWAM ON LINE έχετε την on line δυνατότητα διαχείρισης των εγγράφων σας 24/7.
• Η παράδοση και παραλαβή των εγγράφων σας γίνετε μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα της REISSWOLF CYPRUS.
• Διαθέτουμε τεχνογνωσία 30 χρόνων στη φυσική φύλαξη αρχείων.
• Εξειδικευμένα στελέχη για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών αρχειοθέτησης, indexing και daily document management.
• Δυνατότητα παράδοσης εγγράφων αυθημερόν.
ΑΣΦΑΛΗ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - CONFIDENTIAL DATA DESTRUCTION (CDD)
Με την υπηρεσία Ασφαλούς Καταστροφής Δεδομένων όλα τα ευαίσθητα δεδομένα καταστρέφονται σωστά και με ασφάλεια και μετατρέπονται σε ανακυκλώσιμο υλικό, συμβάλλοντας θετικά στην προστασία του φυσικού περιβάλλοντος.
Διαδικασία παροχής υπηρεσίας. Η διαδικασία φυσικής καταστροφής των δεδομένων ολοκληρώνεται βάση του γερμανικού προτύπου DIN 66399. Επικεντρωνόμαστε στο απόρρητο και την εμπιστευτικότητα της διαδικασίας δεδομένου ότι η όλη διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη χωρίς πρόσβαση στα έγγραφα ακόμη και από τους χείριστες στον σύλλογο μας.
Ειδικό Secure Container REISSWOLF RW240 με ηλεκτρονικό σύστημα κλειδώματος (E.L.Sy). Είτε πρόκειται για τη συλλογή εγγράφων για την αποκομιδή των αρχείων είτε για την καταστροφή των εγγράφων που δεν χρειάζονται πλέον, όλα τα Secure Container ασφάλειας μας είναι κατασκευασμένα από αλουμίνιο και μπορούν να κλειδώσουν ηλεκτρονικά, προστατεύοντας το περιεχόμενό τους από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
E.L.Sy Ηλεκτρονικό σύστημα κλειδώματος Secure Container RW240. Το E.L.Sy εκμεταλλευόμενο πλήρως τις δυνατότητες που μας παρέχει η σύγχρονη τεχνολογία, έχει αποτελέσει μία καινοτόμο εφαρμογή που καθιστά το Secure Container ως το ποιο ασφαλές και αξιόπιστο τρόπο μεταφοράς εμπιστευτικών δεδομένων.
Λόγοι για να επιλέξετε τη REISSWOLF CYPRUS
• Ασφαλής μεταφορά των αρχείων σας με ειδικά Container Αλουμινίου κλειδωμένα ηλεκτρονικά.
• Υψηλής τεχνολογίας σύστημα κλειδώματος Container με Data Intelligence features για άμεση ενημέρωση και παρακολούθηση της διαδικασίας καταστροφής.
• Πρωτόκολλο καταστροφής βάση DIN 66399.
• Αποστολή πιστοποιητικού καταστροφής.
• Αποστολή οικολογικού πιστοποιητικού ECO Certificate.
REISSWOLF CYPRUS
Φωκίωνος 6, 7101 Αραδίππου
Τηλ: 24533933
Email: info@reisswolfcy.com
