Kathimerini.com.cy
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός (ΨΜ) είναι η επιχειρησιακή διαδικασία που αναβαθμίζει υφιστάμενες επιλεγμένες ροές εργασιών (ή μπορεί και να εισάγει νέες), ώστε να ενσωματώνουν νέες τεχνολογίες πληροφορικής. Ο στόχος είναι διπλός: (α) Ο εκμοντερνισμός, η αναβάθμιση και η βελτιστοποίηση της απόδοσης αυτών των διαδικασιών καθιστώντας τις ευέλικτες και αποδοτικότερες (β) Η αλλαγή της αντίληψης / στάσης του ανθρώπινου δυναμικού σε σχέση με τη χρήση της τεχνολογίας που έχει ως αποτέλεσμα αφενός την παροχή υψηλότερης αξίας υπηρεσιών, αφετέρου τη διαφοροποίηση από τον ανταγωνισμό και την απόκτηση πλεονεκτήματος έναντί του.
Τα τελευταία χρόνια είδαμε πως οι οργανισμοί που προχώρησαν πιο αποφασιστικά στον ΨΜ των διεργασιών τους, προσαρμόστηκαν αποτελεσματικότερα σε πρωτοφανείς προκλήσεις με τη χρήση εργαλείων τεχνολογίας. Έτσι διευκόλυναν μεταξύ άλλων την απομακρυσμένη εργασία, τη συνεργασία με πελάτες και συνεργάτες μέσα από νέες πλατφόρμες επικοινωνίας και την αυτοματοποίηση διεργασιών για τη διοίκηση και διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας.
Στον ΨΜ μπορούμε να διακρίνουμε δύο βασικούς πυλώνες:
(α) Πρώτος και βασικότερος, τη μετατροπή φυσικού ή αναλογικού αρχείου δεδομένων σε ψηφιακό και τη μεταφόρτωσή του σε αποθετήριο σε υπηρεσία νέφους (cloud storage). Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνονται:
- Η μακρόχρονη διατήρηση της πληροφορίας του φυσικού ή αναλογικού αρχείου αποτρέποντας τον κίνδυνο καταστροφής του από φυσική φθορά ή κακόβουλη ενέργεια,
- Η άμεση ανάκτηση, διαχείριση και ασφαλής διακίνηση της πληροφορίας, με εξαιρετικά μειωμένα κόστη που αφορούν τον χρόνο και την απαιτούμενη υποδομή σε μέσα και πόρους για την ανάκτηση.
(β) Την αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών με την χρήση εργαλείων πληροφορικής. Για παράδειγμα η αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης των αποθεμάτων αποθήκης, η αυτοματοποίηση της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, διαχείρισης έργων κ.λπ. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνονται:
- Βελτιστοποίηση επιχειρησιακών διεργασιών (operations) με τη χρήση υπολογιστικού νέφους (cloud computing), αποθήκευσης αρχείων στο cloud, εργαλεία μηχανικής μάθησης, τεχνικής νοημοσύνης (AI) και επαυξημένης πραγματικότητας (Augmented Reality).
- Ανάπτυξη εργασιών. Με την αυτοματοποίηση διαδικασιών και επαναλαμβανόμενων διεργασιών (tasks) εξασφαλίζεται πολύτιμος χρόνος που μπορεί να αφιερωθεί στην ανάπτυξη των εργασιών ή τη βελτίωση των υπηρεσιών/προϊόντων.
- Αύξηση παραγωγικότητας με τη δυνατότητα απομακρυσμένης / υβριδικής εργασίας, ενοποίησης των εργαλείων επικοινωνίας και συνεργασίας. Ένα από τα πλέον βασικά οφέλη είναι η δυνατότητα ενσωμάτωσης νέων ιδεών και διαρκούς ανατροφοδότησης για τις μεταβολές στο επιχειρησιακό περιβάλλον (π.χ. μεταβολή στις ανάγκες των πελατών και συνεργατών).
- Μείωση κόστους διαχείρισης από τη διατήρηση και αναβάθμιση της υποδομής πληροφορικής.
- Μείωση της έκθεσης στους κινδύνους κακόβουλης ενέργειας έναντι της υποδομής πληροφορικής και ευαίσθητων αρχείων / πληροφοριών.
- Βιώσιμη ανάπτυξη. Με την αυτοματοποίηση διεργασιών, την απομακρυσμένη ή/και υβριδική εργασία και τη μεταφορά μέρους ή του συνόλου της υποδομής πληροφορικής στο cloud, μειώνεται το αποτύπωμα άνθρακα. Έτσι ο οργανισμός συνεισφέρει ουσιαστικά στην προστασία του περιβάλλοντος.
Η απόφαση ενός οργανισμού για τον ΨΜ του, δεν είναι μόνο μια επένδυση αλλά και μια δέσμευση για τη βιωσιμότητά του. Είναι ένα αποφασιστικό βήμα για υποστήριξη των μακροπρόθεσμων σχεδιασμών του οργανισμού και την αναβάθμιση της ανθεκτικότητάς του στο περιβάλλον που επιχειρεί. Εντάσσεται σε μια στρατηγική που δεν αντιμετωπίζει τις προκλήσεις μόνο σαν κίνδυνο αλλά και σαν ευκαιρία για να παρέχει υψηλής αξίας υπηρεσίες ή/και αγαθά. Ο ΨΜ συμβάλει επίσης στη διάκριση του οργανισμού για την προσαρμοστικότητα, την ευελιξία και την ταχύτητα απόκρισής του στις αλλαγές.
Είναι σημαντικό να γίνει αντιληπτό ότι όλα τα μεγέθη οργανισμών μπορούν να επωφεληθούν από τον ΨΜ και κανένας δεν πρέπει να αποκλειστεί αυτόματα από την εσφαλμένη εικασία ότι ο ΨΜ αφορά μόνο πολυπληθείς οργανισμούς με πολύ μεγάλο όγκο συναλλαγών / υπηρεσιών.
Η S. Kaniklides διαθέτει την κατάλληλη τεχνογνωσία και πιστοποιημένα στελέχη για να συνεργαστούν με οργανισμούς κάθε μεγέθους στα ακόλουθα:
- Στον προσδιορισμό των επιχειρησιακών λειτουργιών / διαδικασιών που θα επωφεληθούν μέγιστα από τον ΨΜ.
- Στην πρόταση των τεχνολογικών εργαλείων που είναι κατάλληλα για κάθε λειτουργία / διαδικασία.
- Στην υλοποίηση των προτεινόμενων λύσεων.
- Στην ενημέρωση / εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού, τόσο για τα οφέλη του ΨΜ όσο και στη χρήση των εργαλείων που επιλέχθηκαν.
Ποιοι είμαστε
Με έδρα στην Κύπρο η S. Kaniklides είναι μια διακεκριμένη Εταιρεία στην παροχή υπηρεσιών διαχείρισης αρχείου. Έχει αναλάβει και υλοποιήσει με επιτυχία σημαντικά έργα σε δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς. Ιδρύθηκε το 1959 από τον Κώστα Κανικλίδη, αρχικά λειτούργησε ως βιβλιοπωλείο και στη συνέχεια επέκτεινε τις δραστηριότητές της στον ευρύτερο τομέα της εμπορίας χάρτου και ειδών βιβλιοπωλείου. Η Εταιρεία το 2000 πέρασε στα χέρια της Στέλλας Κανικλίδου, σημερινής CEO.
Η S. Κaniklides το 2009 επενδύει σε νέες εγκαταστάσεις, εξοπλισμένες με τις πιο τεχνολογικά σύγχρονες και ποιοτικά εξελιγμένες μεθόδους, για να προσφέρει Υπηρεσίες Ασφαλούς Διαχείρισης Εγγράφων και Αρχείων. Οι εγκαταστάσεις της τηρούν πλήρως τα αυστηρά πρότυπα ασφαλείας, κανονισμούς και νομοθεσίες για την πυροπροστασία, την κατασκευή και ασφαλή λειτουργία και είναι πλήρως εξοπλισμένες με την τελευταία τεχνολογία για θέματα πυροπροστασίας. Η Εταιρεία αναπτύσσεται συνεχώς επενδύοντας σε τεχνικά μέσα και ανθρώπινο δυναμικό, παρακολουθώντας τις εξελίξεις στον χώρο και τις συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες των πελατών της για τον ψηφιακό μετασχηματισμό τους.
Η S. Kaniklides διαθέτει ένα ανταγωνιστικό χαρτοφυλάκιο λύσεων σχετικά με τη διαχείριση των αρχείων των πελατών της καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους - από τη δημιουργία έως την τελική τους διάθεση. Μέσα από τις διαδικασίες που ακολουθούμε, διασφαλίζουμε ότι τα αρχεία σας παραμένουν εμπιστευτικά, ακέραια και διαθέσιμα. Διακρίνεται επίσης για την επιτυχημένη υλοποίηση έργων αυξημένης πολυπλοκότητας που χρήζουν ad-hoc Project Management. Η πολύ επιτυχημένη πορεία της Εταιρείας στην κυπριακή αγορά τα τελευταία χρόνια, αποδίδεται πρώτον στην ευελιξία και την ικανότητά της να προσαρμόζεται γρήγορα στις επιχειρησιακές ανάγκες των πελατών της, δεύτερον να διαθέτει έγκαιρα τους απαιτούμενους πόρους για την υλοποίηση των έργων που αναλαμβάνει, και τρίτον να επενδύει συνεχώς στη βελτίωση του ανθρώπινου δυναμικού και στην τεχνογνωσίας της.
Όραμά μας είναι να βοηθήσουμε τους οργανισμούς να συνειδητοποιήσουν και να αξιοποιήσουν την αξία της διαχείρισης των φυσικών ή ψηφιακών πηγών των πληροφοριών τους. Φιλοδοξούμε να εξυπηρετήσουμε τους πελάτες μας στη χάραξη και την υλοποίηση της στρατηγικής του ψηφιακού μετασχηματισμού τους. Δεσμευόμαστε να παρέχουμε λύσεις που προσφέρουν την αξία που προσδοκούν οι συνεργάτες, οι εργαζόμενοι και η κοινωνία μας.
Οι υπηρεσίες που προσφέρουμε
Η S. Kaniklides (Cyprus) Limited παρέχει υπηρεσίες που βασίζονται στην ποιότητα, την ασφάλεια των πληροφοριών και τις καινοτόμες διαδικασίες. Αυτά διασφαλίζονται από την συμμόρφωση μας με 8 κορυφαίες πιστοποιήσεις ISO: 9001, 27001, 22301, 30301, 37001, 45001, 14001 και TR13028. Αξίζει να σημειωθεί ξεχωριστά η πιστοποίηση της Εταιρείας με SOC II, αποτέλεσμα της ορθής και πιστής εφαρμογής των ανωτέρω ISO σε συνδυασμό με τους ετήσιους αυστηρούς ελέγχους ασφάλειας που διενεργεί εξωτερικός συνεργάτης.
Ψηφιοποίηση
Όταν έχετε έγγραφα να σαρώσετε και δεν θέλετε να διαθέσετε πολύτιμο ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού σας, τότε είναι πιο εποικοδομητικό να αναθέσετε την ψηφιοποίησή σας σε αξιόπιστους εξωτερικούς συνεργάτες. Τα πλεονεκτήματα μεταξύ άλλων είναι: (α) τα άρτια παραδοτέα που εγγυούνται οι αυστηροί ποιοτικοί έλεγχοι που εφαρμόζει η Εταιρεία, (β) η μείωση του λειτουργικού κόστους για τη διαχείριση των έντυπων εγγράφων και (γ) η πρακτικά άμεση πρόσβαση σε ψηφιοποιημένα έγγραφα εφόσον επιλεγεί.
Δημιουργία Ευρετηρίου (Indexing)
Ενώ η «ψηφιοποίηση» και η «αποθήκευση» είναι πολύ συγκεκριμένες και κατανοητές έννοιες, η «δημιουργία ευρετηρίου» είναι πιο αόριστη. Πρόκειται για τη διαδικασία σύνδεσης ή επισήμανσης ψηφιακών εγγράφων με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά (μεταδεδομένα) ή ετικέτες. Διευκολύνει στην ανεύρεση των αρχείων και έτσι επιτρέπει στον χρήστη να έχει πρόσβαση σε οποιοδήποτε έγγραφο ανά πάσα στιγμή με μερικά κλικ. Η δημιουργία ευρετηρίου εγγράφων προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση και αντιμετωπίζει θέματα σχετικά με την αποθήκευση, την πρόσβαση, την οργάνωση και την προστασία των εγγράφων. Η δημιουργία ευρετηρίου εγγράφων είναι πολύ σημαντική και χωρίς αυτήν, η ανάκτηση πληροφοριών από το αποθηκευμένο αρχείο είναι χρονοβόρα και δαπανηρή.
Αποθήκευση
Η αποθήκευση αρχείων εντός της εταιρείας δυσκολεύει την οργάνωση, την ενημέρωση και τη διαφύλαξή τους. Η καταστροφή / αλλοίωση από διάφορους κινδύνους, όπως τρωκτικά, είναι ασήμαντη σε σχέση με την απώλεια που μπορεί να υποστεί ένας οργανισμός όταν τα αρχεία που περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα πελατών, όπως ιατρικά ή οικονομικά στοιχεία, χάσουν την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητά τους. Η εμπιστευτικότητα και η ασφάλεια είναι υψίστης σημασίας και τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται σε εγκαταστάσεις με ελεγχόμενη πρόσβαση, εξυπηρετώντας όλες τις ανάγκες ασφαλείας με μέτρα που είναι τόσο οργανωτικά όσο και τεχνικά.
Γιατί να επιλέξεις αυτές τις υπηρεσίες
Το αρχείο είναι από τα πιο σημαντικά περιουσιακά στοιχεία (assets) ενός οργανισμού. Εάν αναγνωριστεί έγκαιρα η αξία του και γίνει αντικείμενο διαχείρισης, μπορεί να οδηγήσει σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι υπηρεσίες που αναφέρθηκαν παρέχουν εκτός από τη δυνατότητα διαχείρισης του αρχείου και το πλεονέκτημα της κλιμακωτής-ευέλικτης ενσωμάτωσής του στις υφιστάμενες επιχειρησιακές λειτουργίες. Η ανάθεση υπηρεσιών σε εξωτερικό συνεργάτη παρέχει την πλέον αποδοτική επιλογή για τις εταιρείες που αναζητούν λύσεις για την ψηφιοποίηση και φύλαξη εγγράφων. Η S. Kaniklides (Cyprus) Limited με τη δυναμική παρουσία της στον χώρο υπηρεσιών διαχείρισης αρχείων και εγγράφων, διαθέτοντας άρτια εκπαιδευμένο προσωπικό και σύγχρονες υποδομές, είναι ο ιδανικός συνεργάτης.
Επικοινωνήστε μαζί μας και μάθετε πώς η ομάδα εμπειρογνωμόνων μας μπορεί να σχεδιάσει για εσάς ένα ολοκληρωμένο σχέδιο για τη διαχείριση των αρχείων σας που θα διασφαλίζει οικονομία, απόδοση και συμμόρφωση με το εθνικό και ευρωπαϊκό νομικό, κανονιστικό και ρυθμιστικό πλαίσιο.
